Yoğun rekabet ortamında zamanımızı bir başka deyişle enerjimizi nasıl daha etkin yönetebiliriz?
Bunun için eskilerin tabiriyle “ehemi mühime tercih etsek” yani önceliği önemli işlere versek iyi olur.
Yapacağımız faaliyetin “önem” ve “öncelik” derecesini belirleyerek işe başlayabiliriz.
Önem ve öncelik derecesini “yüksek ve düşük” olmak üzere ikiye ayırırsak bütün işleri aşağıdaki dört grup içinde tanımlayabiliriz :
I.Grup : Önem derecesi yüksek, öncelik derecesi yüksek faaliyetler
Krizler
Taahhütler (Zamanında yetişmesi gereken işler)
Öncelikli problemler
II.Grup : Önem derecesi yüksek, öncelik derecesi düşük faaliyetler
İlişki geliştirme
İş geliştirme
Strateji geliştirme
Liderlik geliştirme
Kendini, ekibi, organizasyonu geliştirme
III. Grup Faaliyetler : Öncelik derecesi yüksek, önem derecesi düşük faaliyetler
Planlanmamış ama yapılması gereken işler
Telefonlar
Müdahaleler
Cevap vermemiz gereken epostalar
Katılmamız gereken etkinlikler
IV. Grup Faaliyetler : Hem öncelik derecesi düşük hem de önem derecesi düşük faaliyetler
Ivır zıvır işler
Bazı epostalar
Bazı telefonlar
Bazı toplantılar
Zamanının, enerjisinin çoğunu I.grup (acil ve önemli) faaliyetlerle geçirenleri stres bir süre sonra tüketir.
Bu kişiler kendilerini rahatlatmak için IV.grup (önemsiz ve acil olmayan) faaliyetlerle uğraşabilirler.
II. Grup (önemli ama acil olmayan işler) Ve III.grup (acil ama önemli olmayan) faaliyetler onların zihinsel kapsama alanı içinde değildir.
Bazıları da enerjilerini III.Grup faaliyetlerle harcarken I.Grup ta harcadıklarını sanırken başkalarının beklenti ve önceliklerini karşılamaya çalışırken kendilerini tüketirler.
Günü kurtarmaya çalışırlar. Planların, hedeflerin gerçek yaşamda işe yaramadığını düşünürler.
İlişkiler konusunda zorlanırlar. Kendilerini kontrol etmekte güçlük çekerler. Kendilerini “kayıp” gibi hissedebilirler.
Enerjilerini II.Grup (önemli ama acil olmayan) ve IV. Grup (hem önemli hem de acil olmayan) faaliyetlerle harcayanları “bal yapmayan arı” gibi düşünebiliriz.
Bu kişiler temel konularda başkalarına bağımlılık sorunlarını aşamayabilirler ve kendi ayakları üstünde duramayabilirler.
Yoğun rekabet ve hızlı değişim ortamında başarılı olabilmek için enerjimizi III.Grup ve IV.Grup faaliyetlerde olabildiğince az harcamalıyız.
II.Grup faaliyetlerde ustalaşarak I.Grup faaliyetlerini kontrol altında tutmalıyız.
Enerjimizin uzun vadede en iyi geridönüşümünü alacağımız bölge II. Grup faaliyetlerdir.
Kendimizi, ekibimizi geliştirme, iş, strateji, ilişki geliştirme, uzun vadeli ve kısa vadeli planlama yapma bize bilinç, denge, disiplin getirir ve daha başarılı olmamıza yardımcı olur.
Bu çerçevede kendinizi ve şirketinizi değerlendirdiğinizde zamanınızı enerjinizi hangi grup faaliyetlerde kullanıyorsunuz?